メールでスムーズに別件を切り出す！例文と注意点
「メールで別件を切り出すのって、なんか気が引ける…」「失礼にならないように、でも効率的に伝えたい！」
ビジネスシーンでメールを使う上で、こんな悩み、ありますよね？一つのメールで複数の案件を扱う必要に迫られること、結構多いと思います。
特に、返信メールで新しい話題を持ち出す時、「どう書けばスムーズに伝わるんだろう？」って頭を悩ませている人もいるんじゃないでしょうか。
そこで今回は、メールで別件をスムーズに切り出すための、具体的な例文と注意点を徹底解説！
この記事を読めば、
ようになります！メールでのコミュニケーションスキルをアップさせて、仕事をもっとスムーズに進めていきましょう！
メールで別件を切り出す前に：準備と心構え
別件を切り出す前に、ちょっと立ち止まって考えてみましょう。準備と心構えをしっかり持つことで、よりスムーズなコミュニケーションにつながります。
別件を切り出すタイミング：相手の状況を考慮
まず大切なのは、相手の状況を考慮すること。
などを考慮し、相手がメールを読みやすい状況かどうかを判断しましょう。
もし相手が忙しい時期であれば、
といったクッション言葉を添えるのがおすすめです。
緊急性の高い案件であれば、件名に【至急】と記載したり、電話で連絡を入れたりするなど、状況に応じて適切な手段を選びましょう。
別件を切り出す目的：明確な意図を持つ
次に、別件を切り出す目的を明確にすること。
を明確にすることで、メールの内容が整理され、相手に伝わりやすくなります。
目的が曖昧なままメールを送ってしまうと、
といった事態になりかねません。
例えば、
など、具体的な目的を冒頭で伝えるように心がけましょう。
スムーズに別件を切り出すための３つのポイント
準備と心構えができたら、いよいよ実践！スムーズに別件を切り出すための３つのポイントをご紹介します。
ポイント１：丁寧な言葉遣いを心がける
ビジネスメールの基本ですが、丁寧な言葉遣いは非常に重要です。特に、別件を切り出す際は、相手に失礼な印象を与えないように、より一層丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
例えば、
のように、言葉遣いを少し変えるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
ポイント２：クッション言葉を活用する
クッション言葉とは、相手に依頼や質問をする際に、その言葉の印象を和らげるために添える言葉のこと。
といったクッション言葉は、相手への配慮を示すとともに、メール全体の印象を柔らかくする効果があります。
特に、別件を切り出す際は、
といったクッション言葉を使うことで、唐突な印象を和らげることができます。
ポイント３：簡潔に伝える
メールは、簡潔に伝えることが重要です。長文メールは、相手の時間を奪ってしまうだけでなく、内容が伝わりにくくなる可能性もあります。
など、工夫することで、メールを簡潔にすることができます。
別件を切り出す際は、特に、
のように、冒頭で簡潔に別件について言及し、その後に詳細を説明するように心がけましょう。
状況別！ 別件を切り出す例文集
ここからは、具体的な状況別に、別件を切り出す例文をご紹介します。
返信メールで別件を切り出す場合
件名：Re: 【〇〇の件】ご報告
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
〇〇の件、承知いたしました。
ご丁寧なご連絡ありがとうございます。
さて、突然で大変恐縮ですが、
別の件でご相談させて頂きたい事項がございまして、
現在弊社で進めております〇〇プロジェクトについて、
〇〇様にご協力頂ける部分があるかと考えております。
つきましては、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できますでしょうか。
ご都合の良い日時をいくつかお教え頂けますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご検討頂けますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
株式会社△△
□□
ポイント：
新規メールで別件を切り出す場合
件名：【〇〇の件】ご相談
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇の件でご相談させて頂きたく、
ご連絡させて頂きました。
現在弊社では、〇〇の分野で新たな事業展開を検討しており、
〇〇様のご専門知識をお借りできればと考えております。
つきましては、一度お話をお聞かせ頂けないでしょうか。
ご都合の良い日時をいくつかお教え頂けますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご検討頂けますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
株式会社△△
□□
ポイント：
複数の別件がある場合
件名：【〇〇の件】ご報告とご相談
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
〇〇の件、承知いたしました。
ご丁寧なご連絡ありがとうございます。
本日は、以下の２点についてご連絡させて頂きたく、
ご連絡させて頂きました。
1. 〇〇の件について（ご報告）
2. 〇〇の件について（ご相談）
1. 〇〇の件について
（詳細を記述）
2. 〇〇の件について
（詳細を記述）
お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご確認頂けますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
株式会社△△
□□
ポイント：
別件を切り出す際の注意点：マナー違反を防ぐ
別件を切り出す際には、いくつかの注意点があります。マナー違反にならないように、しっかりと確認しておきましょう。
長文メールは避ける
何度も言いますが、長文メールは相手の時間を奪ってしまいます。別件を切り出す際は、特に、簡潔に伝えることを意識しましょう。
どうしても長文になってしまう場合は、
など、工夫することで、読みやすいメールにすることができます。
件名で内容を明確にする
件名は、メールの顔です。件名を見ただけで、メールの内容がわかるように、具体的に記載しましょう。
など、件名で内容を明確にすることで、相手はメールを開封する前に、内容を把握することができます。
添付ファイルは最小限に
添付ファイルは、容量が大きくなりがちです。添付ファイルは、必要最小限に留めましょう。
もし、どうしても複数のファイルを添付する必要がある場合は、
など、工夫することで、相手の負担を減らすことができます。
さらに効果的なメールにするためのプラスα
さらに、メールを効果的にするためのプラスαのテクニックをご紹介します。
箇条書きを活用する
箇条書きは、情報を整理して伝えるのに非常に有効な手段です。
など、様々な場面で活用することができます。
箇条書きを使うことで、メールが見やすくなり、内容が理解しやすくなります。
優先順位を伝える
複数の案件を伝える場合は、優先順位を伝えることが重要です。
のように、優先順位を伝えることで、相手はどの案件から対応すれば良いのか判断することができます。
返信を促す
メールを送った後、相手からの返信を待つのは、もどかしいですよね。
のように、返信を促す言葉を添えることで、相手は返信しやすくなります。
別件を切り出すメールに関するよくある質問
最後に、別件を切り出すメールに関するよくある質問にお答えします。
Q. 相手が忙しい場合でも別件を切り出して良い？
A. 相手の状況を考慮し、緊急性の高い案件であれば、クッション言葉を添えて連絡しましょう。
相手が忙しい時期であれば、メールではなく電話で連絡したり、後日改めて連絡するのも良いでしょう。
Q. 別件を切り出す際に、相手に確認すべきことは？
A. 相手に何かアクションを求める場合は、期日や必要な情報などを明確に伝えましょう。
例えば、
のように、具体的に伝えることで、相手はスムーズに対応することができます。
Q. 別件を切り出す際に、絵文字は使える？
A. ビジネスメールでは、基本的に絵文字の使用は避けるべきです。
ただし、親しい間柄の相手であれば、状況に応じて使用しても良いでしょう。ただし、使用する絵文字は、ビジネスシーンにふさわしいものを選びましょう。
まとめ
今回は、メールで別件をスムーズに切り出すための、具体的な例文と注意点を解説しました。
今回の記事で紹介したポイントを実践すれば、
ようになるはずです！
ぜひ、今回の記事を参考にして、メールでのコミュニケーションスキルをアップさせて、仕事をもっとスムーズに進めていきましょう！
