会社名＋御中／担当者名＋様の組み合わせが鉄則。誤送信を防ぐ署名テンプレの編集ポイントも添えて“失礼ゼロメール”を実現します。
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メールで会社名に「様」は間違い？基本ルールを解説
「メールで会社名に『様』ってつけるの、なんか変じゃない？」
ビジネスメールを書くとき、宛名の書き方で迷うこと、ありますよね。特に、新社会人の方や、普段あまりメールを書かない部署の方は、不安に感じるかもしれません。
結論から言うと、会社名に「様」をつけるのは基本的にNGです！
この記事では、なぜ会社名に「様」が間違いなのか、正しい宛名の書き方をケース別に解説します。さらに、宛名以外にも気を配りたいメールマナーについてもご紹介。この記事を読めば、自信を持ってビジネスメールを書けるようになりますよ！
「様」は個人に使う敬称
「様」は、個人に対して敬意を表すための敬称です。ですから、会社や部署など、組織に対して使うのは適切ではありません。
例えば、友達に手紙を出すとき、「〇〇株式会社様」とは書きませんよね？ それと同じことです。
会社宛には「御中」を使う
会社や部署など、組織宛にメールを送る場合は、「御中（おんちゅう）」を使うのが正解です。「御中」は、その組織全体に対して敬意を表す言葉なので、会社や部署に宛てたメールに最適なんです。
部署宛にも「御中」を使うのが一般的
部署宛にメールを送る場合も、基本的には「御中」を使います。
「〇〇部 各位」という書き方もありますが、これは部署内の全員に宛てたメールの場合に使います。特定の部署に宛ててメールを送る場合は、「〇〇部 御中」と書くのが一般的です。
ケース別｜正しい宛名の書き方【例文付き】
ここでは、具体的なケースを想定して、正しい宛名の書き方を例文付きでご紹介します。
会社宛のメール：株式会社〇〇 御中
一番シンプルなパターンですね。会社名に続けて「御中」をつけるだけです。
例文：
株式会社〇〇 御中
部署宛のメール：〇〇部 御中
部署宛にメールを送る場合も、書き方は同じです。
例文：
〇〇部 御中
担当者名がわかる場合：〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
担当者の名前がわかっている場合は、会社名、部署名に続けて、担当者の名前と「様」を書きます。
例文：
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
会社名と部署名は省略せずに、正式名称で記載するようにしましょう。
担当者名が不明な場合：〇〇株式会社 ご担当者様
担当者の名前がわからない場合は、「ご担当者様」と書きます。
例文：
〇〇株式会社
ご担当者様
「ご担当者様」は、誰に宛てて良いかわからない場合に使う、ある意味便利な表現です。ただし、できる限り担当者の名前を調べて、名前で宛名を書く方が、より丁寧な印象を与えられます。
宛名でよくある間違いと注意点
宛名の書き方でよくある間違いと、注意すべき点をご紹介します。
会社名と個人名の両方に「様」をつけない
これは本当によくある間違いです。
間違い例：
〇〇株式会社 〇〇様
会社名と個人名の両方に「様」をつけるのは二重敬語となり、不適切です。個人名がわかっている場合は、会社名に「御中」はつけずに、個人名に「様」だけをつけましょう。
正しい例：
〇〇株式会社 〇〇様
「御担当者様」を繰り返さない
「御担当者様」を何度も繰り返して使うのも避けましょう。
避けるべき例：
〇〇株式会社 御担当者様 御担当者様
もし担当者が複数いる場合は、「ご担当者様各位」と書くか、それぞれの担当者の名前を調べて、個別に宛名を書きましょう。
役職名と「様」の重複に注意
役職名には、すでに敬意が含まれています。そのため、役職名に「様」をつけると二重敬語となり、不適切です。
間違い例：
〇〇部長様
正しい例：
〇〇部長
ただし、役職名が名前とセットになっている場合は、「様」をつけても問題ありません。
例：
〇〇株式会社
〇〇部長 〇〇様
略称を使わない
会社名を略称で書くのは、失礼にあたることがあります。特に初めてメールを送る相手には、必ず正式名称で記載するようにしましょう。
例：
さらに丁寧な印象を与える宛名の書き方
ちょっとした工夫で、宛名からさらに丁寧な印象を与えることができます。
株式会社を（株）と省略しない
先ほども触れましたが、会社名は略称を使わずに、正式名称で記載するのが基本です。
「株式会社」を「（株）」と省略せずに、「株式会社」と書きましょう。
会社名を正確に記載する
会社名は、一字一句間違えないように、正確に記載しましょう。
例えば、「株式会社」と「有限会社」では、意味が異なります。相手の会社名を間違えるのは、非常に失礼な行為にあたりますので、十分に注意しましょう。
時候の挨拶を加える
メールの冒頭に時候の挨拶を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
例：
時候の挨拶は、必須ではありませんが、相手への気遣いを示すことができます。
宛名以外にも気を配りたいメールマナー
宛名以外にも、メール全体で気を配りたいマナーがあります。
件名は具体的に
件名は、メールの内容を簡潔に伝えるように、具体的に書きましょう。
悪い例：
良い例：
件名を見ただけで、メールの内容がわかるようにすることで、相手は優先順位を判断しやすくなります。
丁寧な言葉遣いを心がける
丁寧な言葉遣いは、相手に敬意を払い、良好なコミュニケーションを築く上で非常に重要です。
これらの点に注意して、相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
署名を忘れずに
署名は、自分の名前や所属、連絡先などを記載するものです。署名を記載することで、相手は誰からのメールなのかをすぐに把握できます。
署名例：
〇〇 〇〇（名前）
〇〇株式会社 〇〇部（所属部署）
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
署名は、ビジネスメールのマナーとして、必ず記載するようにしましょう。
まとめ｜正しい宛名でスムーズなコミュニケーションを
今回の記事では、メールの宛名の書き方について解説しました。
基本ルールを守り、丁寧なメールを
会社名に「様」はつけずに「御中」を使うなど、基本ルールを守ることが大切です。また、丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手に好印象を与えることができます。
相手に好印象を与え、信頼関係を築こう
正しい宛名でメールを送ることは、相手への敬意を示すだけでなく、スムーズなコミュニケーションを築く上で非常に重要です。ぜひこの記事を参考にして、自信を持ってビジネスメールを書いてくださいね！
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【補足情報：読者からの反論、質問を想定して】
Q: 「ご担当者様」って、なんだか投げやりな感じがしませんか？
A: 確かに、そう感じる方もいらっしゃるかもしれません。「ご担当者様」は、あくまで担当者が不明な場合の最終手段と考えましょう。できる限り、電話やWebサイトで担当者を調べて、名前で宛名を書く方が、より丁寧な印象を与えられます。
Q: 部署名が長すぎる場合、略称を使っても良いですか？
A: 基本的には、部署名も正式名称で記載するのが望ましいです。しかし、あまりにも長すぎる場合は、相手に確認を取って、略称を使っても良いか確認するのが良いでしょう。
Q: 毎回、時候の挨拶を書くのが面倒です。省略しても良いですか？
A: 時候の挨拶は、必須ではありません。特に、何度もやり取りをしている相手には、省略しても問題ありません。ただし、初めてメールを送る相手や、久しぶりにメールを送る相手には、時候の挨拶を加える方が、より丁寧な印象を与えられます。
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